Presentaciones Eficaces
- Motivos que llevan al fracaso una presentación
- Características de las reuniones en el Ámbito empresarial
- Requisitos del expositor
- Presentaciones con números
- Info soporte
- El público
- Frases matadoras
- Fases de una presentación
- La audiencia
- Logística
- Forma
- Indice
- Esqueleto de la presentación
- Contenido
- Construcción del soporte
- Ejecución
- Roles
Según Francisco Aguadero FernÁndez los motivos que llevan al fracaso una presentación son:
Inadecuada preparación 19%
Ausencia de conclusiones 14%
Asistentes no apropiados y orden del día deficiente 11%
Falta de objetivos y mala dirección y control 56%
Jerry Seinfield, cuenta en sus monólogos que según un estudio el mayor temor de la gente es hablar en público y en segundo lugar la muerte, con lo cual concluye que:
“En un velorio la gente preferiría estar en el ataúd antes que dar el salmo responsoâ€.
Estudios realizados por la Universidad de Minesota, revelan que las presentaciones hechas por una persona de pie y con ayudas visuales, aumentan hasta un 43% la capacidad de persuasión. Según estos estudios, los asistentes a presentaciones de estas características estarían dispuestos a pagar por el producto presentado hasta un 26% mÁs que por ese mismo producto, mostrado en diferentes condiciones.
The Wharton Business School realizó, también, un estudio en el que se analizaba el nivel de éxito de una propuesta presentada, primero, alrededor de una mesa y sin ayudas visuales de ningún tipo, y posteriormente, a otro grupo de personas, estando el presentador de pie y con ayudas técnicas. En el primer caso, la propuesta fue aprobada por el 58% de los asistentes, mientras que en el segundo, el 79% de las personas admitieron la propuesta.
Características de las reuniones en el Ámbito empresarial:
Se tiene poco tiempo de preparación
Se presentan números
Se toman decisiones
Hay fuertes intereses particulares de los asistentes
Son muy interactivas
Existen presiones adicionales por el Ámbito laboral
Requisitos del expositor:
Flexibilidad para adaptarse a lo inesperado
Preparación
Esto significa:
Deje lo mínimo para último momento.
Lance cuanto antes los procesos de obtención de información
Identifique las fuentes, las formas y los contenidos que necesita.
Presentaciones con números:
Incluya los mínimos necesarios.
Evite las planillas de varias columnas muestre solo las significativas.
Siempre agregue grÁficos.
Redondee (los decimales no suman, restan).
Recuerden que:
Los números por si solos no hablan.
Explique los mensajes ocultos tras ellos.
Info soporte:
Métodos de cÁlculo
Las hipótesis y supuestos que se tomaron.
Antes de preparar la presentación, es importante identificar cuales son las decisiones que se deben tomar. La preparación de la información, los mensajes y las conclusiones deben ser hechos para tomar la mejor de las decisiones.
El público:
Entienda los intereses de los participantes y el impacto de la presentación
Prevea las reacciones posibles
Valide la información a presentar
Anticipe el impacto para los mÁs afectados
Recuerde:
Una presentación es como una partida de ajedrez,
siempre hay que analizar las posibles respuestas antes de mover las piezas.
Frases matadoras:
“…por favor tengamos una sola reuniónâ€
“…puede ser, pero ese no es el objetivo principal de la presentaciónâ€
“…por ahora asumamos que es así, no afecta el espíritu de lo que queremos tratarâ€
“…dejame terminar esta idea y después lo vemosâ€
Fases de una presentación:
Antes de elaborar la presentación hay que determinar:
Objetivo
Mensajes a transmitir
Audiencia
Logística de la reunión
Recuerde: si no puede definir claramente el objetivo de la reunión no la lleve a cabo.
Recuerde: identifique los mensajes principales y valídelos.
La audiencia:
Quienes estarÁn presentes
El grado de conocimiento del tema
Su actitud respecto del mismo
Grado de involucramiento y afectación
Intereses profesionales y personales
Capacidad de toma de decisión
Clientes de la reunión: son las destinatarias principales de los mensajes a transmitir y quienes tienen el poder de decisión. Es a este grupo al que debemos ponerle el mÁximo de cuidado, entender su nivel de conocimiento del tema, sus intereses. En función de ellos debemos darle forma a nuestros mensajes. Durante la presentación es en ellos en los que se debe focalizar la atención y mantener el mÁximo de contacto visual.
Logística:
De cuÁnto tiempo dispone
Dónde se realizarÁ la reunión
CuÁl es la agenda
Con qué infraestructura cuenta
Qué equipamiento necesitarÁ
CuÁnta gente participarÁ
Quién es el responsable de los componentes logísticos
Forma:
Preparación del índice de la presentación
Armado del esqueleto
Preparación del contenido
Unificación de las formas
Empiece por el final
Este debe repetir los mensajes principales, resumir las conclusiones y definir los pasos a seguir.
Homogeneice a las audiencias
Al armar el índice vaya de lo general a lo particular
Indice:
Empiece por los mensajes principales
Introducción (sólo si es necesaria)
Entre en detalle por aproximaciones sucesivas
Finalice con las conclusiones y los pasos siguientes
Esqueleto de la presentación:
Es una primera versión de la presentación con las pÁginas en la secuencia que van a ser presentadas, su título y una breve descripción de lo que van a contener
Tome el índice como “hoja de rutaâ€.
Realice unStory Board
Cuestionar cada pÁgina
Limite al mÁximo la cantidad de pÁginas
Preparar varias versiones de distinta longitud
Contenido:
No abrume con información.
Mantenga un nivel de detalle asimilable
Incluya sólo lo importante.
Incluya sólo información validada
Recuerde que lo que no suma, resta.
Lo importante de la disposición de cada pÁgina es la homogeneidad.
Construcción del soporte:
No debe ser auto explicativo
Breve
Sólo un mensaje por pÁgina
Frases homogéneas
Exprese las ideas en positivo
No utilice abreviaturas o siglas
Cuide la ortografía
Mayúsculas y minúsculas
Incluya grÁficos.
Ayúdese con apoyos visuales
Si va a entregar material defina previamente cuÁndo lo harÁ.
Ejecución:
Tenga siempre presentes los mensajes que quiere transmitir
Esté seguro de que su “cliente†entienda esos mensajes
Ajústese a su tiempo y si es en menos tiempo mejor
Debe estar preparado para cambiar
Roles
Líder: director-líder
Establecer una atmósfera cordial
Comenzar la reunión a la hora citada
Distribuir con la mayor anticipación los roles de los otros asistentes
Introducir el objetivo de la reunión
Escuchar activamente a los participantes
Trabajar para un consenso
Moderador:
Preparar la reunión
Concentrar al grupo en el tema
Regular el trÁfico de la discusión
Controlar el tiempo que se consagra a cada ítem
Ocuparse de los participantes que generan problema
Responsable de minuta:
Redactar la minuta de la reunión
No debe consignar todo, sólo las conclusiones
Validar la minuta con los concurrentes al final de cada conclusión importante
Entregar la versión prolija y corregida de las conclusiones elaboradas en seguida de finalizada la reunión a cada uno de los presentes.
Participantes:
Prepararse para la reunión
Ayudar a evitar las distracciones
Concentrarse en los objetivos de la reunión
Ser puntuales
Estar abiertos a las ideas ajenas
Buscar el consenso
Participantes problema:
Participante excesivamente locuaz
Participante disperso y dispersante
Participante callado o tímido
Participante agresivo o soberbio
Participante incomprensible
DecÁlogo de consejos:
1. Ensayar
2. Involucrar al público
3. Cuidar el lenguaje no verbal
4. Confianza
5. Mirada
6. Utilizar razonamientos emocionales
7. Asegurarse de que el público sigue su intervención
8. Cuidar el leguaje verbal
9. Cuidar todos los detalles
10. Preparar un buen cierre
